総務職の仕事

部署の雰囲気について

和気あいあいとした雰囲気で、個性豊かです。様々なタイプの方がいますが、業務をフォローし合う協調性の高さがポイントかなと思います。会社に入ると何かしらチームで取り組むとは思っていましたが、想像よりも総務職は連帯感が強かったです。私が見落としている業務にいち早く気付いてくれたり、相手の立場に立って提案してくれたりと、細やかな気遣いができる方が多いです。また、業務を引き継ぐ中で、改善案を出して業務のやり方を変えることが良くあります。総務職というと、定常業務の繰り返しというイメージがありましたが、全体的に問題意識が高く、どんどん変えてみよう、という雰囲気があります。

苦労したこと

複数の業務を同時進行で取り掛かるため、マルチタスクをこなすことに苦労しました。まだ完全に克服できたとは言えませんが、各業務の進捗を記録しておくことを意識して、改善できるよう取り組んでいます。
総務職は業務の幅が広いので、様々な仕事に手を付けていると、後々何をどこまで進めたか分からなくなってしまいます。すると、まず思い出すところから再開することになり時間を無駄にしてしまうので、ひと段落着いたらメモアプリで記録しておくなど、振り返りやすいように記録を取っています。また、他に意識していることとして、業務過多になる前に周りの方を頼るようにしています。一人で業務に取り掛かっていると、どうしても自分のやり方になってしまうので、やり方を見直すきっかけにもなります。定期面談（チェックイン面談）などでお互いに相談し合うことで、それぞれの業務が行き詰まらないようにしています。

やりがい

できることが増えたとき、感謝されたとき、頼ってもらえたときにやりがいを感じます。特に感謝されたときですね。総務職は全社から日々相談を受けるので、解決できた時に皆さんの役に立てて良かったと思います。

ギャップ

会社全体としてのギャップは特にありませんが、総務職は業務の幅が広いことに驚きました。
一番驚いたのは備品の管理業務です。例えば、会社携帯や社有車など、何がどこにあって誰が使用しているのか、更新はいつなのかなど複数の情報を管理しています。会社携帯を貸与するときは、貸与された社員の負担を少なくするためにフィルムやカバーも合わせて支給するなど、そういった細かなところまで目を配り、会社全体として省力化に繋がるためにはどうしたらよいか、意識するようになりました。

働く上で大切にしている事

相手の立場を考えて行動することを大切にしています。例えば電話だと、相手が実際にその場にいないので、まずは相手がどんな状況なのか確認したり、相手が今何を求めているかを考えながら応対するようにしています。報連相をする際には、要点をかいつまんで話しています。色々なタイプの方がいるので、相手によって詳しく話したり、重要なところだけ伝えたり、人に合わせた話し方を意識しています。私自身は詳しく話してほしいタイプなのですが、時に説明が長くなりすぎてしまう事があるので、どの情報を省けば的確に伝わるか日々意識し、自分の課題として捉えています。